Política de confidencialidad para miembros de la Junta Directiva, personal, contratistas y voluntarios

Las siguientes políticas se aplican a los miembros de la junta, personal, contratistas y voluntarios de la Red de Acción Alimentaria del Condado de Santa Bárbara (SBCFAN). Las referencias en las políticas a los miembros de la junta también se aplican a los miembros del comité.

La información confidencial de SBCFAN incluye, pero no se limita a: donantes (actuales y potenciales), planes de recaudación de fondos, simpatizantes, contratistas, procesos de marketing, información financiera (que incluye planes de negocio actuales y futuros), sistemas y procesos informáticos y de software, información de personal y documentos asociados.

Los miembros de la Junta Directiva, personal, contratistas y voluntarios no están autorizados a compartir esta información confidencial con nadie fuera de la organización, o a retirar o hacer copias de cualquiera de los registros, informes o documentos de SBCFAN en cualquier forma, sin la aprobación previa del Director Ejecutivo. La divulgación de información confidencial puede dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden incluir la rescisión del contrato, empleo o servicio con la SBCFAN, así como otras posibles acciones legales. Además, los miembros del consejo, el personal, los contratistas y los voluntarios tienen prohibido, durante y después del contrato, empleo o servicio, utilizar la información confidencial de la SBCFAN de cualquier forma para sus propios fines o para los de otras personas o entidades. Por último, toda la información confidencial relativa a la SBCFAN, independientemente de su forma, debe devolverse a la SBCFAN en el momento de la finalización del empleo, contrato o servicio.

Los miembros de la Junta Directiva, el personal, los contratistas y los voluntarios deberán: adherirse al principio de que toda la información sobre donantes y posibles donantes creada por, o en nombre de, SBCFAN es propiedad de SBCFAN; no se transferirá ni utilizará excepto en nombre de SBCFAN; se respetarán los deseos del donante cuando él/ella solicite que su donación sea tratada como una donación anónima.

Reuniones de la Junta Directiva y de los comités: En cualquier votación de la junta, tanto el número de votos afirmativos y negativos como los votos individuales de los miembros de la junta, a menos que un miembro solicite específicamente lo contrario, serán confidenciales, pero el registro de los votos individuales podrá archivarse.

1. Los miembros de la Junta Directiva, el personal, los contratistas y los voluntarios no revelarán a nadie ajeno a la SBCFAN las declaraciones, posiciones o votos de ningún miembro de la Junta Directiva o de los comités sobre las medidas adoptadas por la Junta Directiva o sus comités. Sólo en situaciones extraordinarias un miembro del consejo o de un comité revelará su posición o voto sobre una acción del consejo o de un comité, y sólo después de avisar al presidente del consejo antes de hacer tal revelación.
2. El "sentir del consejo" general sobre un asunto concreto puede transmitirse a un solicitante, concesionario, proveedor o donante cuando el intercambio de dicha información sea útil para transmitir las preocupaciones del consejo. Sin embargo, dicha información sólo debe compartirse con la parte interesada. Además, dicha información puede compartirse con un donante o con otro donante cuando la información haya sido solicitada y se considere importante para ayudar al donante o donante a tomar una decisión informada sobre una propuesta u oportunidad de subvención.
3. Sesiones ejecutivas: Las actas de las reuniones del consejo indicarán cuándo éste entra en sesión ejecutiva, pero normalmente no reflejarán ninguno de los temas o debates que se produzcan en dicha sesión. No obstante, cuando el consejo adopte una medida en sesión ejecutiva de la que deba quedar constancia, el presidente del consejo facilitará el texto que deba incluirse en el acta oficial de la reunión.
4. Orden del día de la Junta Directiva y de los Comités: Las agendas preparadas para la junta y el personal son confidenciales y deben ser tratadas como un documento interno restringido al uso de SBCFAN. Ninguna parte de las agendas podrá ser compartida, de forma escrita u oral, con ningún individuo u organización ajena a la SBCFAN. Sólo podrán hacerse excepciones con el consentimiento del Presidente de la Junta Directiva de SBCFAN.
5. Datos personales: Los domicilios particulares, números de teléfono, números de fax y direcciones de correo electrónico de los miembros de la junta directiva, el personal, los contratistas y los voluntarios no se facilitarán a ninguna persona u organización sin el permiso expreso de la persona a la que se revelen.
6. Información sobre la donación de un donante: Toda la información relativa a la donación de un donante, salvo la publicada en el informe anual, el boletín u otra publicación de la SBCFAN, será confidencial, a menos que cuente con la aprobación del donante. Esto incluye información sobre la cuantía y los tipos de donaciones, el importe de la donación y otros datos similares.
7. Información sobre donantes y posibles donantes: Toda la información obtenida sobre donantes y posibles donantes se mantendrá confidencial y no se comentará con ninguna otra persona que no sean los miembros de la junta directiva o el personal, a menos que el donante o posible donante autorice lo contrario.
8. Los domicilios particulares, números de teléfono, números de fax o direcciones de correo electrónico de los donantes y posibles donantes no se facilitarán a ninguna persona u organización sin el permiso expreso de la persona a la que se revelen.

Esta política no pretende impedir la divulgación de información cuando ésta sea exigida por ley. Cualquier pregunta relativa a la naturaleza confidencial de la información de la SBCFAN debe dirigirse al Director Ejecutivo.

Al firmar esta declaración, confirmo que he recibido una copia de la Política de Confidencialidad y acepto cumplir las directrices establecidas en ella.